Planen & Organisieren
Welcher Planungstyp bist du?
Du hast deinen Planer bereit und auch genug Termine, die in den nächsten Tagen anstehen, aber irgendwie weisst du nicht, wie du dich am besten organisierst? Das Chaos zieht doch immer wieder ein und am Ende bist du gestresst und hast nicht das erreicht, was du dir vorgenommen hast? Dagegen haben wir was! Finde heraus, welche Planungsmethode zu dir passt und gestalte deinen Alltag effizient und erfolgreich!
TIMEBLOCKING
Eigentlich wolltest du dich grade an das Paper setzen, das morgen fällig ist, aber dann ruft plötzlich deine Mama an und ihr quatsch eine Weile. Danach muss die Wäsche noch schnell aufgehangen werden und dann ist schon Zeit fürs Mittagessen. Und schon ist der Nachmittan angebrochen und von der Arbeit, die du dir eigentlich vorgenommen hast, ist nichts erledigt.
Hier hilft dir die Methode des Timeblocking. Trage in deinen Planer feste Zeiträume ein, die du für ganz klar umrissene Aufgaben resevierst. Beispielsweise 9.00 – 10:30 Uhr die Arbeit an deinem Paper, 10.30 – 10:45 Uhr Wäsche, 10:45 – 11:15 Uhr Pause. Ja, du liest richtig: PAUSE. Denn bei dieser Methode planst du auch ganz bewusst Zeiten für dich ein, um wieder aufzutanken. Nutze die Pause für einen Kaffee in Ruhe, einen kleinen Spaziergang oder das Lesen einer Zeitschrift. Wichtig ist: Lass dich nicht von der Beschäftigung ablenken, die du geplant hast. Das bedeutet: Schalte dein Handy am besten auf lautlos oder deponiere es außerhalb deiner Reichweite. Lass dich nicht von Kollegen oder Familienmitgliedern mit unwichtigen Themen ablenken.
nuts & golden Tipp
Besonders unser Terminplaner-Kalendarium eignet sich hervorragend, um die Methode des Timeblocking auszuprobieren oder dauerhaft anzuwenden. Durch die Aufteilung des Tages in 15-Minuten-Abschnitte kannst du perfekt Zeiten einteilen und somit deine Aufgaben erledigen.
80/20 – REGEL
20% deiner Zeit führen zu 80% des Ergebnisses. Willst du 100% erreichen, benötigst du weitere 80% deiner Zeit. Du siehst: Perfektion ist zeitaufwendig. Daher entscheide genau, welche Aufgaben es wert sind, perfekt erledigt zu werden und bei welchen 80% völlig ausreichen. Die wenigsten Gäste merken am Ende, dass die Rote Grütze auf den megaleckeren Cupcakes homemade ist. Wieso also nicht diese Zeit für einen anderen Bereich der Partyvorbereitung nutzen? Natürlich kann die Präsentation mit viel Zeitaufwand noch aufwendiger und professioneller gestaltet werden, aber dieses Meeting ist nicht karriereentscheident und die freie Zeit wäre mit einer Me-Time zur Entspannung vor der Präsentation ebenfalls gut investiert.
Stelle dir also immer wieder die Frage: Muss meine Aufgabe perfekt erledigt sein oder reichen vielleicht auch 80%? Tut es mir vielleicht gut, von meinem Anspruch der Perfektion abzurücken und stattdessen einen Gang in meinem Leben zurückzuschalten?
nuts & golden Tipp
Für die Anwendung der 80/20-Regel benötigst du keinerlei spezielle Materialien – also eine super easy Methode! Du kannst sie aber natürlich dennoch in unseren Kalendarien umsetzen.
EAT THAT FROG
Die unangenehmen Aufgaben werden gerne auf die lange Bank geschoben. Der unangenehme Anruf, das lästige Paper oder auch die Terminvereinbarung für die Vorsorgeuntersuchung. Mit dieser Methode steuerst du dagegen: Erledige zu allererst eine Aufgabe, die du am liebsten ignorieren würdest und erfahre, wie motivierend es ist, Dinge, die man bereits länger aufschiebt, endlich von der To Do – Liste streichen zu können.
nuts & golden Tipp
Besonders unser Daily Planner sowie die Prio-Liste unterstützt dich, diese Methode umzusetzen. Hier kannst du einen einzelnen Tag ganz genau planen und deinen „Frog“ klar definieren.
DIE GURKENGLAS-METHODE
Stelle dir deinen Tag mit der vorhandenen Zeit als leeres Gurkenglas vor. Termine und To Dos sind größere Steine und feiner Sand. Fülle nun morgens gedanklich dein Gurkenglas. Beginne mit den Steinen, den wichtigen Aufgaben, die du heute auf jeden Fall erledigen musst. In deinem Glas ist nun noch Platz? Kleinere Steine und Sand sind die kleineren Aufgaben, die du heute noch erledigen kannst. Überlege genau, welche du noch mit in dein Gurkenglas packen möchtest. Irgendwann ist dein Glas voll und deine Zeit somit ausgefüllt. Packe dann keinesfalls mehr Termine in deinen Tag, denn jeder Tag hat nur 24 Stunden und morgen wird es ein weiteres leeres Gurkenglas geben.
nuts & golden Tipp
Du bist kreativ und möchtest dir dein Gurkenglas direkt am liebsten aufmalen? Dann nutze dafür doch unsere Notizseiten blanko und sortiere deine Aufgaben im Handumdrehen. Hast du einen Überblick über deine To Dos kannst du diese einfach in deinen Planer oder unsere To Do Liste übernehmen.
Als besonderes Special haben wir ein free Printable für dich vorbereitet. Einfach runterladen, ausdrucken und die Gurkenglas-Methode für dich ausprobieren.
DAS EISENHOWER-PRINZIP
Das Eisenhower-Prinzip ist eine Methode, in der du deine Aufgaben und Termine in wichtig/unwichtig und dringend/aufschiebbar einordnest. Dadurch erstellst du eine Priorisierung, die es dir erlaubt, zuerst die wichtigen, dringenden Termine zu erledigen und deine Zeit nicht mit den Dingen zu verschwenden, die unwichtig und aufschiebbar sind. Notiere dir am besten zunächst alle Aufgaben, die dir zur Erreichung deines Ziels einfallen in einer Liste. Ordne sie dann den vier verschiedenen Bereichen zu. Im Folgenden dröseln wir dies nochmal weiter auf und geben dir Beispiele anhand der Planung einer Party.
a) wichtig & dringend: Diese Aufgaben solltest du sofort und selbst erledigen. Beispiel: Termin und Ort für die Party festlegen, denn ohne diese Voraussetzungen wird es gar keine Party geben.
b) wichtig & aufschiebbar: Diese To Dos müssen zwar erledigt werden, aber nicht sofort. Plane ihre Erledigung sorfgältig und mit Puffer, damit sie nicht dringend werden. Beispiel: Buffet planen und Caterer beauftragen, Musik auswählen
c) unwichtig & dringend: Diese Aufgaben können von anderen Personen erledigt werden. Es ist nicht wichtig, dass du sie selbst erfüllst. Beispiel: Räumlichkeit säubern, Einladungskarten verschicken
d) unwichtig & aufschiebbar: To Dos die weder wichtig noch dringend sind, kannst du vergessen. Nutze deine Zeit lieber für die wichtigen Aufgaben. Beispiel: ungenutzte Zimmer dekorieren, Freundin des Freundes der Cousine zum xten Mal nach Zu- oder Absage fragen
nuts & golden Tipp
Nutze unsere Notizseiten Blanko, um dir dein eigenes Raster ganz easy aufzumalen. Wenn du eine klare Einteilung hast, kannst du deine Aufgaben in unsere To Do Liste oder die Prio Liste eintragen und hast so stets eine Übersicht, welche Aufgabe als nächstes dran ist.
Du möchtest am liebsten direkt loslegen? Dann hol dir unser kostenloses Printable und ordne deine To Dos direkt nach der Eisenhower-Methode.
POMODORO-METHODE
Ziel dieser Methode ist, deine Arbeitsphasen möglichst ablenkungsfrei zu gestalten. Stelle dir dafür einen Timer auf 25 Minuten und arbeite in dieser Zeit, ohne dich von deiner Umgebung ablenken zu lassen. Nach dieser ersten Phase machst du fünf Minuten Pause – auch, wenn du noch weiter arbeiten könntest. Arbeite dann weitere 25 Minuten und lege wieder eine fünfminütige Pause ein. Mache so weiter und pausiere nach vier Arbeitsphasen für 15 – 30 Minuten. Deine Arbeitsphasen werden durch diese Technik überschaubar und du wirst sehen, wieviel du eigentlich schaffen kannst.
nuts & golden Tipp
Strukturiere deine täglichen Aufgaben vor Beginn der ersten Arbeitsphase anhand unseres Daily Planners oder der Prio Liste. Hiermit erhältst einen optimalen Überblick über deine To Dos. Füge sie anschließend in unser kostenloses Printable ein und probiere aus, wie produktiv du mit dieser Methode arbeiten kannst.
